Onnistunut SAP-projekti. Toiveuntako vain?
Kaikki ovat kuulleet kauhutarinoita pitkittyneistä ja pieleen menneistä IT-projekteista, vuodatetusta verestä, hiestä ja kyyneleistä. Mutta oletko lukenut uutisia onnistuneesta SAP -käyttöönotosta? Nyt pääset lukemaan!
Neste päätti nelisen vuotta sitten päivittää toiminnanohjausjärjestelmät vaiheittain integroituun ERP-ratkaisuun, jossa SAP-teknologialla on keskeinen rooli. Mittavan kehitysprojektimme tavoitteena on ollut paitsi päivittää tietojärjestelmiä myös hioa liiketoimintaprosessejamme. SAP-ratkaisu tarjoaa mahdollisuuden ajantasaiseen informaatioon, jonka avulla voimme tehdä entistä parempia liiketoimintapäätöksiä palvellaksemme asiakkaitamme hyvin. Uusien raportointimahdollisuuksien myötä voimme tarjota laadukasta ja läpinäkyvää dataa myös asiakkaille.
Askel askeleelta kohti kokonaisuutta - ei "big bang" vaan "baby steps"
Kooltaan ja liiketoimintakriittisyydeltään hankkeen tähän asti merkittävin käyttöönotto oli vappuna 2018, jolloin Suomen ja Baltian myynnit siirrettiin uuteen integroituun järjestelmään. Jännittikö? Kyllä totisesti! Tuotteemme kulkevat kumipyörien lisäksi laivoilla, junilla ja putkia pitkin - samoin kuin raaka-ainehankinnat jalostamoille. Olemme myös keskeisessä roolissa varmistamassa Suomen lentoliikenteen polttoainejakelua.
Pyysimme asiakkaitamme varautumaan Suomessa ja Baltiassa 48 tunnin mittaiseen jakelukatkoon rekkaterminaaleissa. Saimme kuitenkin jakelun pyörimään jo 36 tunnin kuluttua täydellä teholla. Käyttöönotosta ei ole aiheutunut yhtään toimituspoikkeamaa. Toukokuussa jakelimme 2,7 miljoonaa tonnia öljytuotteita ja jakeluterminaaleistamme lähti 13 800 rekallista polttonesteitä.
Strategiamme siirtyä uuteen järjestelmäkokonaisuuteen vaiheittain on osoittautunut onnistuneeksi. Olemme saaneet kahdesta aikaisemmasta, mittakaavaltaan pienemmästä käyttöönotosta oppia, kokemusta ja onnistumisia, joiden pohjalta tämä käyttöönotto saatiin hiottua hyväksi niin ratkaisun, testauksen, käyttöönoton kuin tukimallinkin toteutuksen osalta.
Miten ihmeessä tässä näin kävi?
Vanha viisaus hyvän suunnittelun tärkeydestä pätee tässäkin. Käyttöönottoa edelsi valtava määrä testausta, jolloin testasimme ratkaisun toimivuutta koko prosessin päästä päähän useamman kerran. Testaus sisälsi asiakasintegraatiot, master datan ja transaktionaalisen datan monet latausharjoitukset. Testasimme talouden kuukauden katkon toimenpiteet, suorituskyvyn, volyymit ja regressiot. Tunnistimme riskit ja teimme varautumissuunnitelman - esimerkkinä toimituskatkoihin varautuminen nostamalla varastotasoja ja kymmenillä ennakkoon lastatuilla rekoilla.
Suunnittelimme käyttöönoton huolella ja harjoittelimme sitä käytännössä. Se tarkoitti kenraaliharjoitusta, jossa harjoittelimme käyttöönoton olennaisimmat vaiheet testiympäristössä. Harjoitus auttoi meitä viimeistelemään käyttöönottosuunnitelman. Itse käyttöönoton suoritimme tarkasti kontrolloituna; otimme uuden integroidun SAPin käyttöön ennakkoon asiakkaiden kanssa yhdessä suunnitelluilla kymmenillä rekkatoimituksilla, joiden avulla pystyimme varmistamaan end-to-end prosessien toiminnan.
Lisäksi olemme panostaneet merkittävästi yhtiön sisäiseen muutoksenhallintaan; viestintään, kouluttamiseen ja osaamisen varmistamiseen. Olemme osallistaneet liiketoimintajohtoa ja tiimejä luomaan yhdessä ymmärrystä uusista toimintatavoista aktiivisesti kuluneen 8 kuukauden ajan ja valmistaneet organisaation ottamaan muutoksen vastaan. Sekä projektiporukalla että loppukäyttäjillä on ollut mahdollisuus oppia. Uutta ratkaisua ja käyttäjiä varten on rakennettu liiketoiminta- ja IT-tukimalli, jota olemme kehittäneet jo vuoden ajan.
Sujuiko kaikki kuin tanssi?
Ei tosiaankaan. Haasteita riitti ja vaikeudet yllättivät vielä käyttöönottoa edeltäneenä viikonloppunakin. Ongelmien ratkaisun kulmakivi oli tiimin saumaton yhteistyö. Hankkeen toteuttaminen on vaatinut pääyhteistyökumppanimme IBM:n, usean kymmenen muun kumppaniyrityksen ja usean sadan henkilön panoksen yhteisen tavoitteen eteen. Kuten arvata saattaa, päivät venyivät välillä jopa yli yön. Vuorottelemalla vältimme sen, ettei war roomin nurkassa ollut makuupusseja, mutta toimiston jumppasalista saattoi kuulua välillä kuorsausta raudan kilahtelun sijaan. Henki oli vahva ja tavoite selvä. Porukka venyi uskomattomiin suorituksiin. Ei siis ihme, että onnistunut käyttöönotto viritti vappupäivän tunnelman kattoon! Olen erittäin ylpeä tiimistämme!
Kokemuksemme osoitti, että toimiva tekninen ratkaisu ei yksinään takaa onnistumista. SAP integraatioineen on vain teknologiaa, ratkaisu, joka tekee sen, minkä sen on suunniteltu tekevän. Onnistuminen sen sijaan edellyttää toimivan teknisen ratkaisun lisäksi kunnossa olevia liiketoimintaprosesseja ja osaavia käyttäjiä.
