Uutiskirjeen tietosuojaseloste

  1. Yleistä

    Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on antaa TBWA \ Helsinki Oy:n ja/tai TBWA\North Helsinki Oy:n (jäljempänä: ”Yhtiö”) ylläpitämään uutiskirjeen tilanneille tai tilaaville henkilöille kattava kuva siitä, mitä henkilötietoja Yhtiö kerää heistä, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa.

    Tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin henkilöihin, jotka ovat tilanneet tai tilaavat Nesteen uutiskirjeen Journey to Zero -verkkosivustolla. (”rekisteröity”).

    Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia rekisteröityä koskevia tietoja, joista hänet voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (2016/679), (”tietosuoja-asetus”) on määritelty.

  2. Rekisterinpitäjän yhteystiedot

    Rekisterinpitäjä: TBWA \ Helsinki Oy ja TBWA North Helsinki Oy
    Yhteystiedot: GDPR@tbwa.fi

  3. Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja tietosisältö

    Yhtiö kerää ja käsittelee rekisteröidyistä uutiskirjeen toimittamisen kannalta tarpeellisia tietoja. Tämä koskee rekisteröityjen itsensä antamia tietoja ja muista lähteistä kerättyjä tietoja.

    Rekisteröityjen antamat tiedot:

    1. Uutiskirjeen tilanneen henkilön nimi, sähköpostiosoite sekä henkilön mahdollinen edustama yritys ja titteli
    2. Uutiskirjeen tilanneen henkilön preferenssi uutiskirjeen teemasta (Journey to Zero, Nolla mökki tai Zero Island)
  4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

    Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on rekisteröidyn itse tilaaman markkinointiviestinnän, kuten uutiskirjeen toimittaminen, muu asiakas- ja markkinointiviestintä ja liiketoiminnan kehittäminen. Lisäksi tietoja voidaan käyttää Yhtiön ja rekisteröidyn väliseen suhteeseen sovellettavan lainsäädännön noudattamisen varmistamiseen. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisteröidyn antama suostumus.

  5. Tietolähteet

    Ensisijainen tietolähde on aina rekisteröity itse, ja ellei Yhtiötä velvoittavassa lainsäädännössä toisin määrätä, tietoja ei kerätä ilman suostumusta kolmannelta.

    Rekisteröidyt ovat antaneet tiedot täyttämällä sähköisen uutiskirjeen tilauslomakkeen neste.com/journeytozero, neste.fi/journeytozero tai/tai neste.se/journeytozero -verkkosivustolla.

  6. Henkilötietojen säilyttäminen

    Yhtiö säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai ellei Yhtiö tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi.

    Henkilötietoja säilytetään kampanjan jälkeen 2 vuotta, jonka jälkeen tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa.

    Rekisteröity voi myös peruuttaa uutiskirjeen tilauksen koska tahansa Journey to Zero sivustolta tai vastaanotetusta uutiskirjeestä, jolloin henkilötiedot poistuvat heti.

  7. Henkilötietojen käsittelevät tahot ja muut vastaanottajat

    TBWA \ Helsinki Oy:n ja TBWA\North Helsinki Oy:n kanssa samaan konserniin kuuluvat yhtiöt voivat käsitellä henkilötietoja tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

    Yhtiö voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös ulkoisia palveluntarjoajia ja alihankkijoita. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat esimerkiksi Yhtiöille IT-järjestelmiä tuottavat palveluntarjoajat.

    Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi mm. viranomaisille.

    Lisäksi Yhtiö voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja, mikäli Yhtiö on osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä.

    Mikäli Yhtiö on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä se voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille.

  8. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

    Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

  9. Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käsittelyn turvallisuus

    Yhtiö käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta. Yhtiö käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien seuraavat suojatoimenpiteet.

    Yhtiön verkko ja palvelimet ovat suojattu palomuurilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä. Tietojen luku-, lähetys- ja poistamisoikeudet on rajattu pääsyoikeuksin ja salasanoin. Henkilökunta on ohjeistettu salasanojen turvallisen käyttämisen osalta.

    Yhtiö säilyttää henkilötietoja pääsääntöisesti sähköisessä muodossa. Tietoja tulostetaan vain tarvittaessa, ja paperitulosteet tuhotaan tietoturvallisesti välittömästi käsittelyn jälkeen.

    Rekisteröityjen henkilötietoja käsittelevät Yhtiön asiakkuusvastaavat ja vastaavat vastuuhenkilöt. Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

    Yhtiö voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille tai alihankkijoille, mutta Yhtiö varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti.

  10. Rekisteröityjen oikeudet

    Rekisteröidyillä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön takaamat oikeudet.

    Tietojen tarkastusoikeus ja oikeus päästä tietoihin

    Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa.

    Oikeus tietojen oikaisuun ja tietojen poistamiseen

    Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista. Lisäksi rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus vaatia tietojensa poistamista.

    Yhtiö poistaa myös oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta sekä täydentää käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.

    Oikeus tietojen siirtämiseen sekä käsittelyn rajoittamiseen ja käsittelyn vastustamiseen

    Rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus vaatia tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.

    Lisäksi rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön määrittämien edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, Yhtiö rajoittaa tietoihin pääsyä.

    Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn, kuten suoramarkkinointiin.

    Oikeus peruuttaa suostumus

    Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus. Peruuttamisella ei ole vaikutusta peruutusta aiemmin suoritettuun käsittelyyn.

    Oikeuksien toteuttaminen

    Rekisteröityjen oikeuksia koskeva pyyntö tehdään kirjallisesti tai sähköisesti ja osoitetaan tämän tietosuojaliitteen kohdassa 2 mainituilla yhteystiedoilla. Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista, minkä takia saatamme joutua kysymään tarkentavia tietoja. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa, viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien.

    Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti. Yhtiö voi kieltäytyä pyynnöstä (kuten tietojen poistamisesta) esimerkiksi lakisääteisen velvoitteen tai oikeuden johdosta.

  11. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

    Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsäädännön vastaisesti.

  12. Muutokset tietosuojaselosteeseen

    Yhtiö voi tarpeen mukaan muuttaa ja päivittää tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan rekisteröidyille.

Tämä tietosuojaseloste on julkaistu 10.7.2018.

Olemme ottaneet ensiaskeleet matkalla kohti fossiilitonta tulevaisuutta, mutta määränpäätä on vaikea saavuttaa yksin. Yhdessä kumppaniemme kanssa tutkimme mahdollisuuksia ohjata maailmaa kohti parempaa tulevaisuutta.