Sijoittajat

Taloudellisen raportoinnin sisäinen valvonta

Tavoitteet

Nesteen taloudellisen raportoinnin luotettavuuteen tähtäävän sisäisen valvonnan tavoitteena on varmistaa riittävällä tavalla taloudellisen raportoinnin oikeellisuus sekä taata sisäisten ohjeiden sekä lakien ja säädösten noudattaminen. 
Nesteen taloudellisen raportoinnin sisäisen valvonnan viitekehys pohjautuu kansainvälisen COSO- organisaation (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) julkaisemaan ohjeistukseen.

Valvontaympäristö 

Osakeyhtiölain mukaan yhtiön hallitus vastaa siitä, että kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Toimitusjohtaja vastaa siitä, että yhtiön kirjanpito on lain mukainen ja varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty.

Nesteen sisäinen valvonnan perustana on konsernirakenne, jossa liiketoiminta on jaettu liiketoiminta-alueisiin ja näitä tukeviin yhteisiin toimintoihin. Nesteen liiketoiminta-alueet ja taloushallinto ovat vastuussa siitä, että taloudelliseen raportointiin liittyvät kontrollit on määritelty ja että kontrollit ovat tehokkaat ja ajantasaiset. Nesteen taloudellisesta raportoinnista vastaavat taloushallinnon ja liiketoimintojen kontrollerit sekä prosessien omistajata ovat avainasemassa kehittäessään sisäistä valvontaa ja raportointikäytäntöjä. Tietyillä alueilla kontrolli- ja valvontavastuu on keskitetty konsernin taloustoiminnolle.  

Nesteen arvot ja johtamisjärjestelmä sisältäen eettiset toimintaperiaatteet ovat perustana taloudelliseen raportointiin liittyvälle valvontaympäristölle. Toimitusjohtaja ja yhtiön johto vastaavat eettisten periaatteiden ja taloudellisen raportoinnin oikeellisuuden merkityksen korostamista.  Organisaatiorakenne ja resurssien allokointi on suunniteltu valvomaan tehokkaasti taloudellista raportointia ja tehtävien eriyttämistä. 

Riskien arviointi

Riskien arvioinnin edellytyksenä on, että organisaation tavoitteet on määritetty.  Taloudellisessa raportoinnissa yleisenä tavoitteena on raportoinnin luotettavuus. Tämä tarkoittaa sitä, että liiketapahtumat kirjataan ja raportoidaan täydellisesti ja oikein. Riskien arviointi sisältää väärinkäytöksiin liittyvien riskien arvioinnin.

Riskien arviointiin perustuvat sisäisen valvonnan vaatimukset on määritetty taloudellisen raportoinnin sisäisiä kontrolleja koskevissa konserniohjeissa (Principle and Instruction for Control over Financial Reporting).

Kontrollitoimenpiteet

Kontrollitoimenpiteet ovat toimintaohjeita ja menettelytapoja, joita noudattamalla pyritään varmistamaan, että johdon määrittelemät, riskienhallinnan kannalta tärkeät toimenpiteet toteutetaan tehokkaasti.  Taloudellisen raportoinnin kannalta tärkeimmät ohjeet ovat taloushallinnon ammattilaisille suunnatussa käsikirjassa (Finance Instructions).

Nesteen luotettavaan taloudelliseen raportointiin liittyvät kontrollitoimenpiteet on kuvattu taloudellisen raportoinnin sisäisiä kontrolleja koskevissa konserniohjeissa (Principle and Instruction for Control over Financial Reporting). Ohjeissa esitetään vähimmäisvaatimukset kontrollitoimenpiteille, ja ne sisältävät olennaisten prosessien liiketapahtumiin sekä kuukausiraportointiprosessiin liittyviä kontrolleja. Muut riskeihin ja prosesseihin liittyvät politiikat ja ohjeet on dokumentoitu osana Nesteen johtamisjärjestelmää.

Viestintä

Yhtiön viestintä tukee taloudellisen raportoinnin oikeellisuuden ja täydellisyyden varmentamista. Nesteen henkilökunnalla on pääsy taloudellisen raportoinnin kannalta tärkeimpiin
periaatteisiin ja ohjeisiin. Taloudellisen raportoinnin ohjeisto, joka sisältää ohjeet konsernin laskentaperiaatteista, ennustamisesta ja raportoinnista, on tärkein keino viestiä
taloudelliseen raportointiin liittyviä asioita. Prosessin läpinäkyvyyden lisäämiseksi Nesteen henkilökunnalla on pääsy työkaluun, jossa sekä liiketoimintaprosessit että taloudelliset
prosessit on kuvattu. Lisäksi Nesteen kontrollereiden verkostolla on säännöllisiä tapaamisia ja koulutusta osaamisen varmistamiseksi.

Nesteen liiketoiminta-alueet laativat johdolle säännöllisesti raportit toiminnan tuloksesta sisältäen analyysejä ja kommentteja suorituksen tasosta. Konsernin johtoryhmälle toimitetaan taloudelliset raportit kuukausittain. Väli- ja vuositilinpäätösten taloudelliset raportit käsitellään tarkastusvaliokunnan kokouksissa ja tämän jälkeen hallituksessa.

Seuranta

Kontrollien tehokkuutta seurataan säännöllisesti osana johtamista, sillä alun perin tehokas kontrolli voi muuttua tehottomaksi toimintaympäristössä tapahtuvien muutosten vuoksi. Myös kontrolleissa saattaa tapahtua muutoksia, jotka aiheutuvat muuttuneista prosesseista, tietoteknisistä järjestelmistä tai henkilökunnasta.

Hallitus ja tarkastusvaliokunta seuraavat säännöllisesti yhtiön taloudellista tulosta ja suoriutumista. Tähän liittyy myös seuranta, onko yhtiöllä olemassa tarpeeksi prosesseja, joilla arvioidaan riskejä ja kontrollien tehokkuutta taloudellisen raportoinnin osalta kaikilla organisaatiotasoilla. Tarkastusvaliokunta valvoo yhtiön taloutta, taloudellista raportointia, riskien hallintaa sekä sisäistä tarkastusta osana yhtiön hallinto- ja ohjausjärjestelmää. Sisäisen valvonnan puutteet kommunikoidaan ajoissa korjaavista toimenpiteistä vastuussa oleville tahoille sekä tarvittaessa johdolle ja hallitukselle.

Sisäinen tarkastus arvioi vuosittain taloudellisen raportoinitprosessien sisäistä valvontaa sekä niihin liittyviä prosesseja ja menettelyjä osana liiketoimintaprosessien tarkastuksia.

Sisäinen tarkastus arvioi vuosittain taloudellisten raportointiprosessien sisäistä valvontaa sekä niihin liittyviä prosesseja ja menettelyitä osana liiketoimintaprosessien tarkastuksia.