Kutsu varsinaiseen yhtiökokoukseen

Neste Oil Oyj
Pörssitiedote
3.2.2012 klo 9.30

Kutsu varsinaiseen yhtiökokoukseen

Neste Oil Oyj:n osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään keskiviikkona 28.3.2012 kello 11.00 alkaen Helsingin Messukeskuksessa (Eteläinen sisäänkäynti) osoitteessa Messuaukio 1, Helsinki. Kokoukseen ilmoit­tautuneiden vastaanottaminen ja äänestyslippujen jakaminen aloitetaan kello 10.00.

1. Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat ja niiden käsittelyjärjestys 

Yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. Kokouksen avaaminen 

2. Kokouksen järjestäytyminen 

3. Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen 

4. Kokouksen laillisuuden toteaminen 

5. Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen  

6. Vuoden 2011 tilinpäätöksen, johon sisältyy myös konsernitilinpäätös, toimintakertomuksen sekä tilintarkastuskertomuksen esittäminen  

        - Toimitusjohtajan katsauksen esittäminen

7. Tilinpäätöksen vahvistaminen, joka käsittää myös konsernitilinpäätöksen  

  vahvistamisen

8. Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonmaksusta päättäminen 

Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että vuodelta 2011 vahvistetun taseen perusteella maksetaan osinkoa 0,35 euroa osakkeelta. Osinko maksetaan osakkeenomistajalle, joka osingonmaksun täsmäytyspäivänä maanantaina 2.4.2012 on merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Hallitus esittää yhtiökokoukselle, että osinko maksetaan 11.4.2012.

9. Vastuuvapaudesta päättäminen hallintoneuvoston ja hallituksen jäsenille sekä toimitusjohtajalle 

10.        Hallituksen jäsenten palkkioista päättäminen

Yhtiökokouksen nimitystoimikunta ehdottaa yhtiökokoukselle, että hallituksen puheenjohtajan, varapuheenjohtajan ja muiden jäsenten vuosipalkkiot toimikaudelle, joka päättyy valintaa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä, säilytettäisiin ennallaan eli puheenjohtajalle 66 000 euroa/vuosi, varapuheenjohtajalle 49 200 euroa/vuosi ja muille jäsenille kullekin 35 400 euroa/vuosi. Lisäksi hallituksen ja sen valiokuntien kokouksiin osallistumisesta maksettaisiin hallituksen jäsenille kokouspalkkiota 600 euroa/kokous sekä korvattaisiin yhtiön matkustussäännön mukaiset kulut. Kokouspalkkio maksettaisiin kaksinkertaisena eli 1 200 euroa/kokous Suomen ulkopuolella asuville hallituksen jäsenille.

11.        Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen

Yhtiökokouksen nimitystoimikunta ehdottaa yhtiökokoukselle yhtiön hallituksen jäsenten lukumäärän vahvistamista seitsemäksi.

12.        Hallituksen puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan sekä jäsenten valitseminen

Yhtiökokouksen nimitystoimikunta ehdottaa yhtiökokoukselle, että hallituksen jäseniksi valittaisiin seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen loppuun asti hallituksen nykyisistä jäsenistä Michiel Boersma, Jorma Eloranta, Maija-Liisa Friman, Nina Linander, Laura Raitio, Hannu Ryöppönen ja Markku Tapio. Nimitystoimikunta ehdottaa, että Jorma Eloranta valittaisiin hallituksen puheenjohtajaksi ja Maija-Liisa Friman varapuheenjohtajaksi.

Kaikkien ehdolle asetettujen henkilöiden hallitustyöskentelyn kannalta olennaiset tiedot on esitelty yhtiön internetsivuilla www.nesteoil.fi.

13.        Tilintarkastajan palkkiosta päättäminen

Hallitus ehdottaa tarkastusvaliokunnan suosituksesta yhtiökokoukselle, että tilintarkastajan palkkio maksetaan yhtiön hyväksymän laskun perusteella.

14.        Tilintarkastajan valitseminen

Hallitus ehdottaa tarkastusvaliokunnan suosituksesta, että yhtiökokous valitsisi tilintarkastajaksi uudelleen KHT-yhteisö Ernst & Young Oy:n päävastuullisena tilintarkastajanaan Anna-Maija Simola, KHT. Tilintarkastajan toimikausi päättyy ensimmäisen vaalia seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä.  

15.        Suomen valtion ehdotus yhtiökokouksen nimitystoimikunnan asettamiseksi

Valtioneuvoston kanslia, joka edustaa Suomen valtiota osakkeenomistajana, ehdottaa, että yhtiökokous päättäisi asettaa nimitystoimikunnan valmistelemaan hallituksen jäseniä ja hallituspalkkioita koskevat ehdotukset seuraavalle varsinaiselle yhtiökokoukselle. Nimitystoimikuntaan valittaisiin kolmen suurimman osakkeenomistajan edustajat ja toimikuntaan kuuluisi lisäksi asiantuntijajäsenenä hallituksen puheenjohtaja. Osakkeenomistajia edustavien jäsenten nimeämisoikeus olisi niillä kolmella osakkeenomistajalla, joiden osuus yhtiön kaikkien osakkeiden tuottamista äänistä olisi suurin varsinaista yhtiökokousta edeltävän marraskuun 1. päivänä. Mikäli osakkeenomistaja ei haluaisi käyttää nimeämisoikeuttaan, nimeämisoikeus siirtyisi seuraavaksi suurimmalle omistajalle. Suurimmat osakkeenomistajat määräytyisivät niiden arvo-osuusjärjestelmään rekisteröityjen omistustietojen perusteella, kuitenkin siten, että sellaisen omistajan, jolla on arvopaperimarkkinalain mukainen velvollisuus ilmoittaa tietyistä omistusmuutoksista (liputusvelvollinen omistaja) esimerkiksi useisiin rahastoihin hajautetut omistukset laskettaisiin yhteen, jos omistaja ilmoittaisi viimeistään 29.10.2012 kirjallisesti yhtiön hallitukselle sitä vaativansa. Nimitystoimikunnan koollekutsujana toimisi hallituksen puheenjohtaja ja toimikunta valitsisi keskuudestaan puheenjohtajan. Nimitystoimikunnan tulisi antaa ehdotuksensa yhtiön hallitukselle viimeistään varsinaista yhtiökokousta edeltävän helmikuun 1. päivänä.

16.        Kokouksen päättäminen

2. Yhtiökokousasiakirjat  

Yhtiökokouksen asialistalla olevat yhtiökokoukselle tehdyt päätösehdotukset sekä tämä kokouskutsu ovat saatavilla Neste Oil Oyj:n internetsivuilla osoit­teessa www.nesteoil.fi. Neste Oil Oyj:n vuosikertomus, joka sisältää yhtiön tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen, on saatavilla mainituilla internetsivuilla 27.2.2012 alkavalla viikolla. Edellä mainitut päätösehdotukset ja tilinpäätösasiakirjat ovat osakkeenomistajien nähtävinä samasta ajankohdasta alkaen myös yhtiön pääkonttorissa osoitteessa Keilaranta 21, 02150 Espoo, ja ne ovat myös saata­villa yhtiökokouksessa. Yhtiökokouksen pöytäkirja on nähtävillä edellä mainituilla internetsivuilla 11.4.2012 alkaen.

3. Ohjeita kokoukseen osallistujille 

1. Osakasluetteloon merkitty osakkeenomistaja 

Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on perjantaina 16.3.2012 rekiste­röity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomis­taja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekiste­röity yhtiön osakasluetteloon.

Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua yhtiölle viimeistään 23.3.2012 kello 16.00, mihin mennessä ilmoittautumisen on oltava perillä. Yhtiökokoukseen voi ilmoittautua:

1. Neste Oil Oyj:n internetsivuilla www.nesteoil.fi noudattaen siellä annettuja ohjeita; 

2. puhelimitse numeroon 020 770 6862 (maanantaista perjantaihin klo 9.00-16.00);  

3. telefaksilla numeroon 010 458 5440; tai 

4. kirjeitse osoitteeseen Neste Oil Oyj, Marja Telenius, PL 95, 00095 NESTE OIL. 

Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa osakkeenomistajan nimi, henkilötunnus, osoite, puhelin­numero sekä mahdollisen avustajan tai asiamiehen nimi ja asiamiehen henkilötunnus. Osakkeenomistajien Neste Oil Oyj:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä. Osakkeenomistajan, hänen edustajansa tai asiamiehensä tulee kokouspaikalla tarvittaessa pystyä osoittamaan henkilöllisyytensä ja/tai edustusoikeutensa.

2. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja 

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon 16.3.2012. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 23.3.2012 klo 10.00 mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien tilapäistä rekisteröitymistä osakasluetteloon, valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen ja jolla olisi osakkeiden perusteella oikeus olla edellä mainitulla tavalla merkittynä osakasluetteloon, merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä.

Lisätietoa asioista on saatavilla myös yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.nesteoil.fi.

3. Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat 

Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä.

Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muutoin luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Valtuutus koskee yhtä kokousta, jollei valtuutuksesta muuta ilmene. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.

Mahdolliset valtakirjat pyydetään toimittamaan alkuperäisinä osoitteeseen Neste Oil Oyj, Marja Telenius, PL 95, 00095 NESTE OIL ennen ilmoittautumisajan päättymistä.

4. Muut ohjeet/tiedot 

Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävistä asioista.

Neste Oil Oyj:llä on kokouskutsun päivänä 2.2.2012 yhteensä 256 403 686 osaketta, jotka edustavat yhtä monta ääntä.

Kokoukseen osallistujat voivat käyttää Messukeskuksen maksullisia pysäköintialueita.

Suomen Messujen internetsivuilta www.finnexpo.fi löytyvät julkisen liikenteen yhteydet kokouspaikalle.

Espoossa helmikuun 2. päivänä 2012.

Neste Oil Oyj
Hallitus

Lisätietoja: Matti Hautakangas, lakiasiainjohtaja, puh. 010 458 5350