04 Helmikuu 2011

Kutsu varsinaiseen yhtiökokoukseen

Neste Oil Oyj
Pörssitiedote
4.2.2011 klo 14.30


Kutsu varsinaiseen yhtiökokoukseen

Neste Oil Oyj:n osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään torstaina 14.4.2011 kello 11.00 alkaen Helsingin Messukeskuksen Kongressisiivessä osoitteessa Messuaukio 1, Helsinki. Kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen ja äänestyslippujen jakaminen aloitetaan kello 10.00.

A. Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat ja niiden käsittelyjärjestys

Yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. Kokouksen avaaminen

2. Kokouksen järjestäytyminen

3. Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen

4. Kokouksen laillisuuden toteaminen

5. Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen

6. Vuoden 2010 tilinpäätöksen, johon sisältyy myös konsernitilinpäätös, toimintakertomuksen, tilintarkastuskertomuksen sekä hallintoneuvoston lausunnon esittäminen
 - Toimitusjohtajan katsauksen esittäminen

7. Tilinpäätöksen vahvistaminen, joka käsittää myös konsernitilinpäätöksen
 vahvistamisen

8. Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonmaksusta päättäminen

Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että vuodelta 2010 vahvistetun taseen perusteella maksetaan osinkoa 0,35 euroa osakkeelta. Osinko maksetaan osakkeenomistajalle, joka osingonmaksun täsmäytyspäivänä tiistaina 19.4.2011 on merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Hallitus esittää yhtiökokoukselle, että osinko maksetaan torstaina 28.4.2011.

9. Vastuuvapaudesta päättäminen hallintoneuvoston ja hallituksen jäsenille sekä toimitusjohtajalle

10. Hallintoneuvoston jäsenten palkkioista päättäminen

11. Hallintoneuvoston jäsenten lukumäärästä päättäminen


12. Hallintoneuvoston puheenjohtajan, varapuheenjohtajan ja jäsenten  valitseminen

13. Hallituksen jäsenten palkkioista päättäminen

Yhtiökokouksen nimitysvaliokunta ehdottaa yhtiökokoukselle, että hallituksen puheenjohtajan, varapuheenjohtajan ja muiden jäsenten vuosipalkkiot toimikaudelle, joka päättyy valintaa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä, säilytettäisiin ennallaan eli puheenjohtajalle 66 000 euroa/vuosi, varapuheenjohtajalle 49 200 euroa/vuosi ja muille jäsenille kullekin 35 400 euroa/vuosi. Lisäksi hallituksen ja sen valiokuntien kokouksiin osallistumisesta maksettaisiin hallituksen jäsenille kokouspalkkiota 600 euroa/kokous sekä korvattaisiin yhtiön matkustussäännön mukaiset kulut. Kokouspalkkio maksettaisiin kaksinkertaisena eli 1 200 euroa/kokous Suomen ulkopuolella asuville hallituksen jäsenille.

14. Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen

Yhtiökokouksen nimitysvaliokunta ehdottaa yhtiökokoukselle yhtiön hallituksen jäsenten lukumäärän vahvistamista kahdeksaksi.

15. Hallituksen puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan sekä jäsenten valitseminen

Yhtiökokouksen nimitysvaliokunta ehdottaa yhtiökokoukselle, että hallituksen jäseniksi valittaisiin seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen loppuun asti hallituksen nykyisistä jäsenistä Timo Peltola, Michiel Boersma, Maija-Liisa Friman, Nina Linander, Hannu Ryöppönen ja Markku Tapio sekä uusina jäseninä Laura Raitio ja Jorma Eloranta. Nimitysvaliokunta ehdottaa, että Timo Peltola jatkaisi hallituksen puheenjohtajana ja Jorma Eloranta valittaisiin hallituksen varapuheenjohtajaksi.

Kaikkien ehdolle asetettujen henkilöiden hallitustyöskentelyn kannalta olennaiset tiedot on esitelty yhtiön internetsivuilla www.nesteoil.fi.

16. Tilintarkastajan palkkiosta päättäminen

Hallitus ehdottaa tarkastusvaliokunnan suosituksesta yhtiökokoukselle, että tilintarkastajan palkkio maksetaan yhtiön hyväksymän laskun perusteella.

17. Tilintarkastajan valitseminen

Hallitus ehdottaa tarkastusvaliokunnan suosituksesta, että yhtiökokous valitsisi tilintarkastajaksi uudelleen KHT-yhteisö Ernst & Young Oy:n päävastuullisena tilintarkastajanaan Anna-Maija Simola, KHT. Tilintarkastajan toimikausi päättyy ensimmäisen vaalia seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä. 

18. Suomen valtion ja Osakesäästäjien Keskusliitto ry:n ehdotukset hallinto-
neuvoston lakkauttamisesta ja siihen liittyvästä yhtiöjärjestyksen muuttamisesta

Suomen valtio ja Osakesäästäjien Keskusliitto ry ehdottavat yhtiön osakkeenomistajina, että yhtiön hallintoneuvosto lakkautetaan ja että yhtiön yhtiöjärjestystä muutetaan vastaavasti siten, että hallintoneuvostoa koskeva 4 § ja 12 §:n 2 momentin 3, 8 ja 10 kohdat poistetaan kokonaisuudessaan ja 6 ja 7 kohdista samoin kuin 6 §:stä poistetaan tai muutetaan hallintoneuvostoa koskevat osat tai viittaukset, minkä lisäksi yhtiöjärjestyksen numerointia muutetaan vastaavasti.

19. Suomen valtion ehdotus yhtiökokouksen nimitystoimikunnan asettamiseksi

Valtioneuvoston kanslia, joka edustaa Suomen valtiota osakkeenomistajana, ehdottaa, että yhtiökokous päättäisi asettaa nimitystoimikunnan valmistelemaan hallituksen jäseniä ja hallituspalkkioita koskevat ehdotukset seuraavalle varsinaiselle yhtiökokoukselle. Nimitystoimikuntaan valittaisiin kolmen suurimman osakkeenomistajan edustajat ja toimikuntaan kuuluisi lisäksi asiantuntijajäsenenä hallituksen puheenjohtaja. Osakkeenomistajia edustavien jäsenten nimeämisoikeus olisi niillä kolmella osakkeenomistajalla, joiden osuus yhtiön kaikkien osakkeiden tuottamista äänistä olisi suurin varsinaista yhtiökokousta edeltävän marraskuun 1. päivänä. Mikäli osakkeenomistaja ei haluaisi käyttää nimeämisoikeuttaan, nimeämisoikeus siirtyisi seuraavaksi suurimmalle omistajalle. Suurimmat osakkeenomistajat määräytyisivät niiden arvo-osuusjärjestelmään rekisteröityjen omistustietojen perusteella, kuitenkin siten, että sellaisen omistajan, jolla on arvopaperimarkkinalain mukainen velvollisuus ilmoittaa tietyistä omistusmuutoksista (liputusvelvollinen omistaja) esimerkiksi useisiin rahastoihin hajautetut omistukset laskettaisiin yhteen, jos omistaja ilmoittaisi viimeistään 28.10.2011 kirjallisesti yhtiön hallitukselle sitä vaativansa. Nimitystoimikunnan koollekutsujana toimisi hallituksen puheenjohtaja ja toimikunta valitsisi keskuudestaan puheenjohtajan. Nimitystoimikunnan tulisi antaa ehdotuksensa yhtiön hallitukselle viimeistään varsinaista yhtiökokousta edeltävän helmikuun 1. päivänä.

20. Kokouksen päättäminen

B. Yhtiökokousasiakirjat

Yhtiökokouksen asialistalla olevat yhtiökokoukselle tehdyt päätösehdotukset sekä tämä kokouskutsu ovat saatavilla Neste Oil Oyj:n internetsivuilla osoitteessa www.nesteoil.fi. Neste Oil Oyj:n vuosikertomus, joka sisältää yhtiön tilinpäätöksen, toimintakertomuksen, tilintarkastuskertomuksen ja hallintoneuvoston lausunnon, on saatavilla mainituilla internetsivuilla 7.3.2011 alkavalla viikolla. Edellä mainitut päätösehdotukset ja tilinpäätösasiakirjat ovat osakkeenomistajien nähtävinä samasta ajankohdasta alkaen myös yhtiön pääkonttorissa osoitteessa Keilaranta 21, 02150 Espoo, ja ne ovat myös saatavilla yhtiökokouksessa ja niistä sekä tästä kokouskutsusta lähetetään pyydettäessä jäljennökset osakkeenomistajille. Yhtiökokouksen pöytäkirja on nähtävillä edellä mainituilla internetsivuilla 28.4.2011 alkaen.


C. Ohjeita kokoukseen osallistujille

1. Osakasluetteloon merkitty osakkeenomistaja

Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on maanantaina 4.4.2011 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon.

Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua yhtiölle viimeistään 11.4.2011 kello 16.00, mihin mennessä ilmoittautumisen on oltava perillä. Yhtiökokoukseen voi ilmoittautua:

a) Neste Oil Oyj:n internetsivuilla www.nesteoil.fi noudattaen siellä annettuja ohjeita;
b) sähköpostin kautta nesteoil.yhtiokokous@yhteyspalvelut.elisa.fi;
c) puhelimitse numeroon 010 458 9595 (maanantaista perjantaihin klo 7.30-18.00);
d) telefaxilla numeroon 010 458 5440; tai
e) kirjeitse osoitteeseen Neste Oil Oyj, Marja Telenius, PL 95, 00095 NESTE OIL.

Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa osakkeenomistajan nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero sekä mahdollisen avustajan tai asiamiehen nimi ja asiamiehen henkilötunnus. Osakkeenomistajien Neste Oil Oyj:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä. Osakkeenomistajan, hänen edustajansa tai asiamiehensä tulee kokouspaikalla tarvittaessa pystyä osoittamaan henkilöllisyytensä ja/tai edustusoikeutensa.

2. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon 4.4.2011. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 11.4.2011 klo 10.00 mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien rekisteröitymistä tilapäiseen osakasluetteloon, valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen ja jolla olisi osakkeiden perusteella oikeus olla edellä mainitulla tavalla merkittynä osakasluetteloon, merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä

Lisätietoa asioista on saatavilla myös yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.nesteoil.fi.

3. Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat

Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä.

Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muutoin luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Valtuutus koskee yhtä kokousta, jollei valtuutuksesta muuta ilmene. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.

Mahdolliset valtakirjat pyydetään toimittamaan alkuperäisinä osoitteeseen Neste Oil Oyj, Marja Telenius, PL 95, 00095 NESTE OIL ennen ilmoittautumisajan päättymistä.


4. Muut ohjeet/tiedot

Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävistä asioista.

Neste Oil Oyj:llä on kokouskutsun päivänä 4.2.2011 yhteensä 256 403 686 osaketta, jotka edustavat yhtä monta ääntä.

Kokoukseen osallistujat voivat käyttää Messukeskuksen maksullisia pysäköintialueita.

Suomen Messujen internetsivuilta www.finnexpo.fi löytyvät julkisen liikenteen yhteydet kokouspaikalle.

Espoossa helmikuun 4. päivänä 2011.

Neste Oil Oyj
Hallitus

 

Lisätietoja: Matti Hautakangas, lakiasiainjohtaja, puh. 010 458 5350