Kutsu varsinaiseen yhtiökokoukseen

Neste Oil Oyj

Pörssitiedote

4.2.2010 klo 9.50

 

 

Kutsu varsinaiseen yhtiökokoukseen

 

 

Neste Oil Oyj:n osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään torstaina 15.4.2010 kello 11.00 alkaen Helsingin Messukeskuksen Kongressisiivessä osoitteessa Messuaukio 1, Helsinki. Kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen ja äänestyslippujen jakaminen aloitetaan kello 10.00.

 

A.Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat ja niiden käsittelyjärjestys

 

Yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

 

1.Kokouksen avaaminen

 

2.Kokouksen järjestäytyminen

 

3.Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen

 

4.Kokouksen laillisuuden toteaminen

 

5.Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen

 

6.Vuoden 2009 tilinpäätöksen, johon sisältyy myös konsernitilinpäätös, toimintakertomuksen, tilintarkastuskertomuksen sekä hallintoneuvoston lausunnon esittäminen

- Toimitusjohtajan katsauksen esittäminen

 

7.Tilinpäätöksen vahvistaminen, joka käsittää myös konsernitilinpäätöksen

vahvistamisen

 

8.Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonmaksusta päättäminen

 

Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että vuodelta 2009 vahvistetun taseen perusteella maksetaan osinkoa 0,25 euroa osakkeelta. Osinko maksetaan osakkeenomistajalle, joka täsmäytyspäivänä tiistaina 20.4.2010 on merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Hallitus esittää yhtiökokoukselle, että osinko maksetaan tiistaina 27.4.2010.

 

9.Vastuuvapaudesta päättäminen hallintoneuvoston ja hallituksen jäsenille sekä toimitusjohtajalle

 

10.Osakesäästäjien Keskusliitto ry:n ehdotus hallintoneuvoston lakkauttamisesta

 

Osakesäästäjien Keskusliitto ry ehdottaa yhtiön osakkeenomistajana, että yhtiön hallintoneuvosto lakkautetaan tätä asiaa käsittelevästä yhtiökokouksesta alkaen ja että yhtiön yhtiöjärjestystä muutetaan vastaavasti.

 

11.Hallintoneuvoston jäsenten palkkioista päättäminen

 

12.Hallintoneuvoston jäsenten lukumäärästä päättäminen

 

13.Hallintoneuvoston puheenjohtajan, varapuheenjohtajan ja jäsenten valitseminen

 

14.Hallituksen jäsenten palkkioista päättäminen

 

Yhtiökokouksen nimitysvaliokunta ehdottaa yhtiökokoukselle, että hallituksen puheenjohtajan, varapuheenjohtajan ja muiden jäsenten vuosipalkkiot toimikaudelle, joka päättyy valintaa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä, säilytettäisiin ennallaan eli puheenjohtajalle 66 000 euroa/vuosi, varapuheenjohtajalle 49 200 euroa/vuosi ja muille jäsenille kullekin 35 400 euroa/vuosi. Lisäksi hallituksen ja sen valiokuntien kokouksiin osallistumisesta maksettaisiin hallituksen jäsenille kokouspalkkiota 600 euroa/kokous sekä korvattaisiin yhtiön matkustussäännön mukaiset kulut. Kokouspalkkio maksettaisiin kaksinkertaisena eli 1 200 euroa/kokous Suomen ulkopuolella asuville hallituksen jäsenille.

 

15.Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen

 

Yhtiökokouksen nimitysvaliokunta ehdottaa yhtiökokoukselle yhtiön hallituksen jäsenten lukumäärän vahvistamista yhteensä kahdeksaksi.

 

16.Hallituksen puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan sekä jäsenten valitseminen

 

Yhtiökokouksen nimitysvaliokunta ehdottaa yhtiökokoukselle, että hallituksen jäseniksi valittaisiin seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen loppuun asti hallituksen nykyisistä jäsenistä Timo Peltola, Mikael von Frenckell, Michiel Boersma, Ainomaija Haarla, Nina Linander, Hannu Ryöppönen ja Markku Tapio sekä uutena jäsenenä Maija-Liisa Friman. Nimitysvaliokunta ehdottaa, että Timo Peltola jatkaisi hallituksen puheenjohtajana ja Mikael von Frenckell varapuheenjohtajana.

 

Kaikkien ehdolle asetettujen henkilöiden hallitustyöskentelyn kannalta olennaiset tiedot on esitelty yhtiön internetsivuilla www.nesteoil.fi.

 

17.Tilintarkastajan palkkiosta päättäminen

 

Hallitus ehdottaa tarkastusvaliokunnan suosituksesta yhtiökokoukselle, että tilintarkastajan palkkio maksetaan yhtiön hyväksymän laskun perusteella.

 

18.Tilintarkastajan valitseminen

Hallitus ehdottaa tarkastusvaliokunnan suosituksesta, että yhtiökokous valitsisi tilintarkastajaksi uudelleen KHT-yhteisö Ernst & Young Oy:n päävastuullisena tilintarkastajanaan Anna-Maija Simola, KHT. Tilintarkastajan toimikausi päättyy ensimmäisen vaalia seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä.  

 

19.Hallituksen ehdotus yhtiöjärjestyksen muuttamiseksi

 

Hallitus ehdottaa, että yhtiön voimassa olevaa, yhtiöjärjestyksen 11§:n 1 momenttia muutetaan siten, että yhtiökokouskutsu on toimitettava viimeistään kaksikymmentäyksi (21) päivää ennen yhtiökokousta kuitenkin aina vähintään yhdeksän (9) päivää ennen osakeyhtiölain 4 luvun 2§:n 2 momentissa tarkoitettua yhtiökokouksen täsmäytyspäivää.

 

20.Suomen valtion ehdotus nimitysvaliokunnan asettamiseksi

 

Valtioneuvoston kanslia, joka edustaa Suomen valtiota osakkeenomistajana, ehdottaa, että yhtiökokous päättäisi asettaa nimitysvaliokunnan valmistelemaan hallituksen jäseniä ja hallituspalkkioita koskevat ehdotukset seuraavalle varsinaiselle yhtiökokoukselle. Nimitysvaliokuntaan valittaisiin kolmen suurimman osakkeenomistajan edustajat ja valiokuntaan kuuluisi lisäksi asiantuntijajäsenenä hallituksen puheenjohtaja. Osakkeenomistajia edustavien jäsenten nimeämisoikeus olisi niillä kolmella osakkeenomistajalla, joiden osuus yhtiön kaikkien osakkeiden tuottamista äänistä olisi suurin varsinaista yhtiökokousta edeltävän marraskuun 1. päivänä. Mikäli osakkeenomistaja ei haluaisi käyttää nimeämisoikeuttaan, nimeämisoikeus siirtyisi seuraavaksi suurimmalle omistajalle. Suurimmat osakkeenomistajat määräytyisivät niiden arvo-osuusjärjestelmään rekisteröityjen omistustietojen perusteella, kuitenkin siten, että sellaisen omistajan, jolla on arvopaperimarkkinalain mukainen velvollisuus ilmoittaa tietyistä omistusmuutoksista (liputusvelvollinen omistaja) esimerkiksi useisiin rahastoihin hajautetut omistukset laskettaisiin yhteen, jos omistaja ilmoittaisi viimeistään 29.10.2010 kirjallisesti yhtiön hallitukselle sitä vaativansa. Nimitysvaliokunnan koollekutsujana toimisi hallituksen puheenjohtaja ja valiokunta valitsisi keskuudestaan puheenjohtajan. Nimitysvaliokunnan tulisi antaa ehdotuksensa yhtiön hallitukselle viimeistään varsinaista yhtiökokousta edeltävän helmikuun 1. päivänä.

 

21.Osakkeenomistaja Maija Suomelan ja osakkeenomistaja Matti Liimataisen

ehdotus palmuöljyn käytöstä luopumisesta

Ehdotuksen tarkempi sisältö on nähtävillä Neste Oil Oyj:n internetsivuilla osoitteessa www.nesteoil.fi.

 

22.Kokouksen päättäminen

  

 

B.Yhtiökokousasiakirjat

 

Edellä mainitut yhtiökokouksen asialistalla olevat yhtiökokoukselle tehdyt päätösehdotukset sekä tämä kokouskutsu ovat saatavilla Neste Oil Oyj:n internetsivuilla osoit¬teessa www.nesteoil.fi. Neste Oil Oyj:n vuosikertomus, joka sisältää yhtiön tilinpäätöksen, toimintakertomuksen, tilintarkastuskertomuksen ja hallintoneuvoston lausunnon, on saatavilla mainituilla internetsivuilla 8.3.2010 alkavalla viikolla. Edellä mainitut päätösehdotukset ja tilinpäätösasiakirjat ovat osakkeenomistajien nähtävinä samasta ajankohdasta alkaen myös yhtiön pääkonttorissa osoitteessa Keilaranta 21, 02150 Espoo, ja ne ovat myös saata¬villa yhtiökokouksessa ja niistä sekä tästä kokouskutsusta lähetetään pyydettäessä jäljennökset osakkeenomistajille. Yhtiökokouksen pöytäkirja on nähtävillä edellä mainituilla internetsivuilla 29.4.2010 alkaen.

 

 

C.Ohjeita kokoukseen osallistujille

 

1.Osallistumisoikeus ja ilmoittautuminen

 

Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on torstaina 1.4.2010 rekiste¬röity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomis¬taja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekiste¬röity yhtiön osakasluetteloon.

 

Osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua yhtiölle viimeistään 9.4.2010 kello 16.00. Yhtiökokoukseen voi ilmoittautua:

 

a)Neste Oil Oyj:n internetsivuilla www.nesteoil.fi noudattaen siellä annettuja ohjeita;

b)sähköpostin kautta nesteoil.yhtiokokous@yhteyspalvelut.elisa.fi;

c)puhelimitse numeroon 010 458 9595 (maanantaista perjantaihin klo 7.30-18.00);

d)telefaxilla numeroon 010 458 5440; tai

e)kirjeitse osoitteeseen Neste Oil Oyj, Marja Telenius, PL 95, 00095 NESTE OIL.

 

Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa osakkeenomistajan nimi, henkilötunnus, osoite, puhelin¬numero sekä mahdollisen avustajan tai asiamiehen nimi ja asiamiehen henkilötunnus. Osakkeenomistajien Neste Oil Oyj:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.

 

Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävistä asioista.

 

2.Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat

 

Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä.

 

Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muutoin luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Valtuutus koskee yhtä kokousta, jollei valtuutuksesta muuta ilmene. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.

 

 Mahdolliset valtakirjat pyydetään toimittamaan alkuperäisinä osoitteeseen Neste Oil Oyj, Marja Telenius, PL 95, 00095 NESTE OIL ennen ilmoittautumisajan päättymistä.

 

3.Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja

 

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien rekisteröitymistä osakasluetteloon, valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisö ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistajan, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen ja jolla on osakkeiden perusteella oikeus olla merkittynä osakasluetteloon yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä, merkittäväksi yhtiön tilapäiseen osakasluetteloon viimeistään 12.4.2010 klo 10.00 mennessä. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajan katsotaan ilmoittautuneen yhtiökokoukseen osallistumista varten, jos hänet on osakeyhtiölain 4 luvun 2 §:n 2 momentin mukaisesti ilmoitettu tilapäisesti merkittäväksi osakasluetteloon. Lisätietoa asioista on saatavilla myös yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.nesteoil.fi.

 

4.Muut tiedot

 

Neste Oil Oyj:llä on kokouskutsun päivänä 3.2.2010 yhteensä 256 403 686 osaketta ja ääntä.

 

Kokoukseen osallistujat voivat käyttää Messukeskuksen maksullisia pysäköintialueita.

 

Suomen Messujen internetsivuilta www.finnexpo.fi löytyvät julkisen liikenteen yhteydet kokouspaikalle.

 

Espoossa helmikuun 3. päivänä 2010.

 

Neste Oil Oyj

Hallitus

 

 

Lisätietoja: Matti Hautakangas, lakiasiainjohtaja, puh. 010 458 5350