Kutsu varsinaiseen yhtiökokoukseen

Neste Oil Oyj:n osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään perjantaina 3.4.2009 kello 11.00 alkaen Helsingin Messukeskuksen Kongressisiivessä osoitteessa Messuaukio 1, Helsinki. Kokoukseen ilmoit­tautuneiden vastaanottaminen ja äänestyslippujen jakaminen aloitetaan kello 10.00.

 

 

Yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

 

 

 

 

 

 

            - Toimitusjohtajan katsauksen esittäminen

 

 

 

Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että vuodelta 2008 vahvistetun taseen perusteella maksetaan osinkoa 0,80 euroa osakkeelta. Osinko maksetaan osakkeenomistajalle, joka täsmäytyspäivänä keskiviikkona 8.4.2009 on merkittynä Euroclear Finland Oy:n (aikaisemmin Suomen Arvopaperikeskus Oy) pitämään yhtiön osakasluetteloon. Hallitus esittää yhtiökokoukselle, että osinko maksetaan perjantaina 17.4.2009.

 

 

 

 

 

Yhtiökokouksen nimitysvaliokunta ehdottaa yhtiökokoukselle, että hallituksen puheenjohtajan, varapuheenjohtajan ja muiden jäsenten vuosipalkkiot toimikaudelle, joka päättyy valintaa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä, säilytettäisiin ennallaan eli puheenjohtajalle 66 000 euroa/vuosi, varapuheenjohtajalle 49 200 euroa/vuosi ja muille jäsenille kullekin 35 400 euroa/vuosi. Lisäksi hallituksen ja sen valiokuntien kokouksiin osallistumisesta maksettaisiin hallituksen jäsenille kokouspalkkiota 600 euroa/kokous sekä korvattaisiin yhtiön matkustussäännön mukaiset kulut. Kokouspalkkio maksettaisiin kaksinkertaisena eli 1 200 euroa/kokous Suomen ulkopuolella asuville hallituksen jäsenille.

 

 

Yhtiökokouksen nimitysvaliokunta ehdottaa yhtiökokoukselle yhtiön hallituksen jäsenten lukumäärän vahvistamista yhteensä kahdeksaksi.

 

 

Yhtiökokouksen nimitysvaliokunta ehdottaa yhtiökokoukselle, että hallituksen jäseniksi valittaisiin seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen loppuun asti hallituksen nykyisistä jäsenistä Timo Peltola, Mikael von Frenckell, Michiel Boersma, Ainomaija Haarla, Nina Linander, Markku Tapio ja Maarit Toivanen-Koivisto sekä uutena jäsenenä Hannu Ryöppönen. Nimitysvaliokunta ehdottaa, että Timo Peltola jatkaisi hallituksen puheenjohtajana ja Mikael von Frenckell varapuheenjohtajana.

 

Kaikkien ehdolle asetettujen henkilöiden hallitustyöskentelyn kannalta olennaiset tiedot on esitelty yhtiön internet-sivuilla www.nesteoil.fi.

 

 

Hallitus ehdottaa tarkastusvaliokunnan suosituksesta yhtiökokoukselle, että tilintarkastajan palkkio maksetaan yhtiön hyväksymän laskun perusteella.

 

 

Hallitus ehdottaa tarkastusvaliokunnan suosituksesta, että yhtiökokous valitsisi tilintarkastajaksi uudelleen KHT-yhteisö Ernst & Young Oy:n päävastuullisena tilintarkastajanaan Anna-Maija Simola, KHT. Tilintarkastajan toimikausi päättyy ensimmäisen vaalia seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä. 

 

Valtioneuvoston kanslia, joka edustaa Suomen valtiota osakkeenomistajana, ehdottaa, että yhtiökokous päättäisi asettaa nimitysvaliokunnan valmistelemaan hallituksen jäseniä ja hallituspalkkioita koskevat ehdotukset seuraavalle varsinaiselle yhtiökokoukselle. Nimitysvaliokuntaan valittaisiin kolmen suurimman osakkeenomistajan edustajat ja valiokuntaan kuuluisivat lisäksi asiantuntijajäseninä hallituksen puheenjohtaja sekä yksi hallituksen keskuudestaan nimeämä jäsen, joka olisi riippumaton merkittävistä osakkeenomistajista. Osakkeenomistajia edustavien jäsenten nimeämisoikeus olisi niillä kolmella osakkeenomistajalla, joiden osuus yhtiön kaikkien osakkeiden tuottamista äänistä on suurin varsinaista yhtiökokousta edeltävän marraskuun 2. päivänä. Mikäli osakkeenomistaja ei haluaisi käyttää nimeämisoikeuttaan, nimeämisoikeus siirtyisi seuraavaksi suurimmalle omistajalle. Suurimmat osakkeenomistajat määräytyisivät niiden arvo-osuusjärjestelmään rekisteröityjen omistustietojen perusteella, kuitenkin siten, että sellaisen omistajan, jolla on arvopaperimarkkinalain mukainen velvollisuus ilmoittaa tietyistä omistusmuutoksista (liputusvelvollinen omistaja) esimerkiksi useisiin rahastoihin hajautetut omistukset laskettaisiin yhteen, jos omistaja ilmoittaisi viimeistään 30.10.2009 kirjallisesti yhtiön hallitukselle sitä vaativansa. Nimitysvaliokunnan koollekutsujana toimisi hallituksen puheenjohtaja ja valiokunta valitsisi keskuudestaan puheenjohtajan. Nimitysvaliokunnan tulisi antaa ehdotuksensa yhtiön hallitukselle viimeistään varsinaista yhtiökokousta edeltävän helmikuun 1. päivänä.

 

 

      Ehdotuksen tarkempi sisältö on nähtävillä Neste Oil Oyj:n internet-sivuilla osoitteessa www.nesteoil.fi

 

 

 

Edellä mainitut yhtiökokouksen asialistalla olevat yhtiökokoukselle tehdyt ehdotukset sekä tämä kokouskutsu ovat saatavilla Neste Oil Oyj:n internet-sivuilla osoit­teessa www.nesteoil.fi. Neste Oil Oyj:n vuosikertomus, joka sisältää yhtiön tilinpäätöksen, toimintakertomuksen, tilintarkastuskertomuksen ja hallintoneuvoston lausunnon, on saatavilla mainituilla internet-sivuilla viimeistään 2.3.2009 alkavalla viikolla. Edellä mainitut asiakirjat ovat osakkeenomistajien nähtävinä myös 2.3.2009 alkaen yhtiön pääkonttorissa osoitteessa Keilaranta 21, 02150 Espoo ja ne ovat myös saata­villa yhtiökokouksessa ja niistä lähetetään pyydettäessä jäljennökset osakkeenomistajille. Yhtiökokouksen pöytäkirja on nähtävillä edellä mainituilla internet-sivuilla 17.4.2009 alkaen.

 

 

 

 

Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on tiistaina 24.3.2009 rekiste­röity Euroclear Finland Oy:n (aikaisemmin Suomen Arvopaperikeskus Oy) pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomis­taja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle arvo-osuustililleen, on rekiste­röity yhtiön osakasluetteloon.

 

Osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua yhtiölle viimeistään 27.3.2009 kello 16.00. Ilmoittautumisia otetaan vastaan 16.2.2009 alkaen. Yhtiökokoukseen voi ilmoittautua:

 

a)     Neste Oil Oyj:n internet-sivuilla www.nesteoil.fi noudattaen siellä annettuja ohjeita;

b)     sähköpostin kautta nesteoil.yhtiokokous@yhteyspalvelut.elisa.fi;

c)      puhelimitse numeroon 010 458 9595 (maanantaista perjantaihin klo 7.30-18.00); tai

d)     kirjeitse osoitteeseen Neste Oil Oyj, Marja Telenius, PL 95, 00095 NESTE OIL.

 

Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa osakkeenomistajan nimi, henkilötunnus, osoite, puhelin­numero sekä mahdollisen avustajan nimi. Osakkeenomistajien Neste Oil Oyj:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.

 

Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävistä asioista.

 

 

Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä.

 

Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa.

 

Mahdolliset valtakirjat pyydetään toimittamaan alkuperäisinä osoitteeseen Neste Oil Oyj, Marja Telenius, PL 95, 00095 NESTE OIL ennen ilmoittautumisajan päättymistä.

 

 

Osakkeenomistajan, jonka osakkeet on hallintarekisteröity ja joka haluaa osallistua varsi­naiseen yhtiökokoukseen, tulee olla yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 24.3.2009 merkittynä yhtiön osakasluetteloon.

 

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien rekisteröitymistä osakasluetteloon, valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista yhtiökokoukseen. Lisätietoa asiasta on saatavilla myös yhtiön internet-sivuilla osoitteessa www.nesteoil.fi.

 

 

Neste Oil Oyj:llä on kokouskutsun päivänä 4.2.2009 yhteensä 256 403 686 osaketta ja ääntä.

 

Espoossa helmikuun 4. päivänä 2009.

 

Neste Oil Oyj

Hallitus