05 Helmikuu 2009

Kutsu varsinaiseen yhtiökokoukseen

Neste Oil Oyj:n osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään perjantaina 3.4.2009 kello 11.00 alkaen Helsingin Messukeskuksen Kongressisiivessä osoitteessa Messuaukio 1, Helsinki. Kokoukseen ilmoit­tautuneiden vastaanottaminen ja äänestyslippujen jakaminen aloitetaan kello 10.00.
 
A. Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat ja niiden käsittelyjärjestys
 
Yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
 
1.      Kokouksen avaaminen
 
2.      Kokouksen järjestäytyminen
 
3.      Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen
 
4.      Kokouksen laillisuuden toteaminen
 
5.      Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen
 
6.      Vuoden 2008 tilinpäätöksen, johon sisältyy myös konsernitilinpäätös, toimintakertomuksen,
          tilintarkastuskertomuksen sekä hallintoneuvoston lausunnon esittäminen
            - Toimitusjohtajan katsauksen esittäminen
 
7.      Tilinpäätöksen vahvistaminen, joka käsittää myös konsernitilinpäätöksen vahvistamisen
 
8.      Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonmaksusta päättäminen
 
Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että vuodelta 2008 vahvistetun taseen perusteella maksetaan osinkoa 0,80 euroa osakkeelta. Osinko maksetaan osakkeenomistajalle, joka täsmäytyspäivänä keskiviikkona 8.4.2009 on merkittynä Euroclear Finland Oy:n (aikaisemmin Suomen Arvopaperikeskus Oy) pitämään yhtiön osakasluetteloon. Hallitus esittää yhtiökokoukselle, että osinko maksetaan perjantaina 17.4.2009.
 
9.      Vastuuvapaudesta päättäminen hallintoneuvoston ja hallituksen jäsenille sekä toimitusjohtajalle
 
10.    Hallintoneuvoston jäsenten palkkioista päättäminen
 
11.    Hallintoneuvoston jäsenten lukumäärästä päättäminen
 
12.    Hallintoneuvoston puheenjohtajan, varapuheenjohtajan ja jäsenten valitseminen

13.    Hallituksen jäsenten palkkioista päättäminen
 
Yhtiökokouksen nimitysvaliokunta ehdottaa yhtiökokoukselle, että hallituksen puheenjohtajan, varapuheenjohtajan ja muiden jäsenten vuosipalkkiot toimikaudelle, joka päättyy valintaa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä, säilytettäisiin ennallaan eli puheenjohtajalle 66 000 euroa/vuosi, varapuheenjohtajalle 49 200 euroa/vuosi ja muille jäsenille kullekin 35 400 euroa/vuosi. Lisäksi hallituksen ja sen valiokuntien kokouksiin osallistumisesta maksettaisiin hallituksen jäsenille kokouspalkkiota 600 euroa/kokous sekä korvattaisiin yhtiön matkustussäännön mukaiset kulut. Kokouspalkkio maksettaisiin kaksinkertaisena eli 1 200 euroa/kokous Suomen ulkopuolella asuville hallituksen jäsenille.
 
14.  Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen
 
Yhtiökokouksen nimitysvaliokunta ehdottaa yhtiökokoukselle yhtiön hallituksen jäsenten lukumäärän vahvistamista yhteensä kahdeksaksi.
 
15.  Hallituksen puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan sekä jäsenten valitseminen
 
Yhtiökokouksen nimitysvaliokunta ehdottaa yhtiökokoukselle, että hallituksen jäseniksi valittaisiin seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen loppuun asti hallituksen nykyisistä jäsenistä Timo Peltola, Mikael von Frenckell, Michiel Boersma, Ainomaija Haarla, Nina Linander, Markku Tapio ja Maarit Toivanen-Koivisto sekä uutena jäsenenä Hannu Ryöppönen. Nimitysvaliokunta ehdottaa, että Timo Peltola jatkaisi hallituksen puheenjohtajana ja Mikael von Frenckell varapuheenjohtajana.
 
Kaikkien ehdolle asetettujen henkilöiden hallitustyöskentelyn kannalta olennaiset tiedot on esitelty yhtiön internet-sivuilla www.nesteoil.fi.
 
16.  Tilintarkastajan palkkiosta päättäminen
 
Hallitus ehdottaa tarkastusvaliokunnan suosituksesta yhtiökokoukselle, että tilintarkastajan palkkio maksetaan yhtiön hyväksymän laskun perusteella.
 
17.  Tilintarkastajan valitseminen
 
Hallitus ehdottaa tarkastusvaliokunnan suosituksesta, että yhtiökokous valitsisi tilintarkastajaksi uudelleen KHT-yhteisö Ernst & Young Oy:n päävastuullisena tilintarkastajanaan Anna-Maija Simola, KHT. Tilintarkastajan toimikausi päättyy ensimmäisen vaalia seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä. 


18.  Suomen valtion ehdotus nimitysvaliokunnan asettamiseksi
 
Valtioneuvoston kanslia, joka edustaa Suomen valtiota osakkeenomistajana, ehdottaa, että yhtiökokous päättäisi asettaa nimitysvaliokunnan valmistelemaan hallituksen jäseniä ja hallituspalkkioita koskevat ehdotukset seuraavalle varsinaiselle yhtiökokoukselle. Nimitysvaliokuntaan valittaisiin kolmen suurimman osakkeenomistajan edustajat ja valiokuntaan kuuluisivat lisäksi asiantuntijajäseninä hallituksen puheenjohtaja sekä yksi hallituksen keskuudestaan nimeämä jäsen, joka olisi riippumaton merkittävistä osakkeenomistajista. Osakkeenomistajia edustavien jäsenten nimeämisoikeus olisi niillä kolmella osakkeenomistajalla, joiden osuus yhtiön kaikkien osakkeiden tuottamista äänistä on suurin varsinaista yhtiökokousta edeltävän marraskuun 2. päivänä. Mikäli osakkeenomistaja ei haluaisi käyttää nimeämisoikeuttaan, nimeämisoikeus siirtyisi seuraavaksi suurimmalle omistajalle. Suurimmat osakkeenomistajat määräytyisivät niiden arvo-osuusjärjestelmään rekisteröityjen omistustietojen perusteella, kuitenkin siten, että sellaisen omistajan, jolla on arvopaperimarkkinalain mukainen velvollisuus ilmoittaa tietyistä omistusmuutoksista (liputusvelvollinen omistaja) esimerkiksi useisiin rahastoihin hajautetut omistukset laskettaisiin yhteen, jos omistaja ilmoittaisi viimeistään 30.10.2009 kirjallisesti yhtiön hallitukselle sitä vaativansa. Nimitysvaliokunnan koollekutsujana toimisi hallituksen puheenjohtaja ja valiokunta valitsisi keskuudestaan puheenjohtajan. Nimitysvaliokunnan tulisi antaa ehdotuksensa yhtiön hallitukselle viimeistään varsinaista yhtiökokousta edeltävän helmikuun 1. päivänä.
 
19.  Osakkeenomistaja Matti Liimataisen ehdotus palmuöljyn käytön lopettamisesta
 
      Ehdotuksen tarkempi sisältö on nähtävillä Neste Oil Oyj:n internet-sivuilla osoitteessa www.nesteoil.fi
 
20.  Kokouksen päättäminen
 
B. Yhtiökokousasiakirjat
 
Edellä mainitut yhtiökokouksen asialistalla olevat yhtiökokoukselle tehdyt ehdotukset sekä tämä kokouskutsu ovat saatavilla Neste Oil Oyj:n internet-sivuilla osoit­teessa www.nesteoil.fi. Neste Oil Oyj:n vuosikertomus, joka sisältää yhtiön tilinpäätöksen, toimintakertomuksen, tilintarkastuskertomuksen ja hallintoneuvoston lausunnon, on saatavilla mainituilla internet-sivuilla viimeistään 2.3.2009 alkavalla viikolla. Edellä mainitut asiakirjat ovat osakkeenomistajien nähtävinä myös 2.3.2009 alkaen yhtiön pääkonttorissa osoitteessa Keilaranta 21, 02150 Espoo ja ne ovat myös saata­villa yhtiökokouksessa ja niistä lähetetään pyydettäessä jäljennökset osakkeenomistajille. Yhtiökokouksen pöytäkirja on nähtävillä edellä mainituilla internet-sivuilla 17.4.2009 alkaen.
 
 
C. Ohjeita kokoukseen osallistujille
 
1. Osallistumisoikeus ja ilmoittautuminen
 
Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on tiistaina 24.3.2009 rekiste­röity Euroclear Finland Oy:n (aikaisemmin Suomen Arvopaperikeskus Oy) pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomis­taja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle arvo-osuustililleen, on rekiste­röity yhtiön osakasluetteloon.
 
Osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua yhtiölle viimeistään 27.3.2009 kello 16.00. Ilmoittautumisia otetaan vastaan 16.2.2009 alkaen. Yhtiökokoukseen voi ilmoittautua:
 
a)     Neste Oil Oyj:n internet-sivuilla www.nesteoil.fi noudattaen siellä annettuja ohjeita;
b)     sähköpostin kautta nesteoil.yhtiokokous@yhteyspalvelut.elisa.fi;
c)      puhelimitse numeroon 010 458 9595 (maanantaista perjantaihin klo 7.30-18.00); tai
d)     kirjeitse osoitteeseen Neste Oil Oyj, Marja Telenius, PL 95, 00095 NESTE OIL.
 
Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa osakkeenomistajan nimi, henkilötunnus, osoite, puhelin­numero sekä mahdollisen avustajan nimi. Osakkeenomistajien Neste Oil Oyj:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.
 
Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävistä asioista.
 
2. Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat
 
Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä.
 
Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa.
 
Mahdolliset valtakirjat pyydetään toimittamaan alkuperäisinä osoitteeseen Neste Oil Oyj, Marja Telenius, PL 95, 00095 NESTE OIL ennen ilmoittautumisajan päättymistä.
 
3. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja
 
Osakkeenomistajan, jonka osakkeet on hallintarekisteröity ja joka haluaa osallistua varsi­naiseen yhtiökokoukseen, tulee olla yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 24.3.2009 merkittynä yhtiön osakasluetteloon.
 
Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien rekisteröitymistä osakasluetteloon, valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista yhtiökokoukseen. Lisätietoa asiasta on saatavilla myös yhtiön internet-sivuilla osoitteessa www.nesteoil.fi.
 
4. Lisätietoja kokoukseen osallistujille
 
Neste Oil Oyj:llä on kokouskutsun päivänä 4.2.2009 yhteensä 256 403 686 osaketta ja ääntä.
 
Espoossa helmikuun 4. päivänä 2009.
 
Neste Oil Oyj
Hallitus
 
 
 
Neste Oil lyhyesti
 
Neste Oil Oyj on korkealaatuisiin puhtaamman liikenteen polttoaineisiin keskittyvä jalostus- ja markkinointiyhtiö. Yhtiö tavoittelee kasvua sekä öljynjalostuksessa että huippulaatuisen uusiutuvista raaka-aineista valmistetun dieselin tuotannossa. Neste Oilin öljynjalostamot sijaitsevat Porvoossa ja Naantalissa, ja niiden raakaöljyn jalostuskapasiteetti on yhteensä noin 260 000 tynnyriä päivässä. Yhtiön liikevaihto vuonna 2008 oli 15 miljardia euroa, ja sen palveluksessa työskentelee noin 5 200 henkilöä. Neste Oilin osake on listattu NASDAQ OMX Helsingissä. Lisätietoja: www.nesteoil.fi.