Tjänsteleverantörer och andra intressenter

Neste samlar in och lagrar data om de tjänsteleverantörer som vi samarbetar med. De uppgifter vi samlar in innefattar namn och kontaktinformation, befattningar och företagsnamn, avtalets startdatum och andra affärsrelaterade data.

Som en del av introduktionsprocessen för nya tjänsteleverantörer och andra intressenter, behandlar Neste även data som är nödvändiga för att förhindra eller upptäcka penningtvätt och finansiering av terrorism, samt den information som krävs för att följa handelssanktioner, alltid i enlighet med lokal lagstiftning. I sådana fall är de personuppgifter som behandlas personuppgifter från de verkliga ägarna och styrelseledamöterna: namn, kön, nationalitet, bostadsort och födelsedatum samt om personen är föremål för handelssanktioner eller är en politiskt utsatt person (PEP).

Behandlingen av sådana personuppgifter baseras på Nestes berättigade intresse av att känna till sina partners och säkerställa att Neste inte underlättar penningtvätt eller annan kriminell eller oetisk verksamhet. Uppgifterna samlas in från tjänsteleverantörerna själva och från offentliga databaser och andra källor.

När ett serviceavtal omfattar specialkunskaper eller certifieringar samlar Neste in information om företagets referenser, meritförteckningar, specialkompetenser och specialkompetenser. Uppgifter om arbetstider samlas in på företagsnivå, men ibland lämnas även uppgifter om enskilda personers arbetstider till Neste, i enlighet med avtalet.

Uppgifterna lagras så länge avtalsförhållandet består. Därefter lagras kontaktinformationen för eventuella framtida kontakter. Meritförteckningar och andra bevis på specifik kompetens eller kompetens lagras för internrevision ändamål. Endast administratörer har tillgång till dessa data.

Dessutom måste vi lagra vissa uppgifter för redovisningsändamål eller för att följa andra lokala juridiska skyldigheter. Vi granskar våra databaser för att säkerställa att de hålls uppdaterade och inte innehåller föråldrad eller felaktig information.

Projektledaren för en gemensam byggarbetsplats ska föra en förteckning över de anställda som arbetar på platsen och varje månad informera Skatteförvaltningen om de anställda som arbetar på platsen och eventuella entreprenörer. När ett kontrakt innefattar specifik utbildning, erfarenhet och specialkompetens, samlas uppgifterna in från en underleverantörs medarbetare eller också lämnas uppgifterna över till projektledaren av underleverantören.

Underleverantören har rätt att lämna ut de anställdas personuppgifter på grund av den juridiska skyldigheten att göra det. Projektledaren lagrar uppgifterna om de som har arbetat på byggarbetsplatsen i sex år efter att byggarbetsplatsen stängts.

Ovannämnda behandling av personuppgifter är baserad på juridiska skyldigheter:

• Lag om Skatteförvaltningen (503//2010) 

• Lag om skatteförfarande (1558/1995)

• Arbetarskyddslagen (738/2002)

• Lag om utstationering av arbetstagare (447/2016)

• Utlänningslag (301/2004)

Den information vi lagrar om politiska påverkare och andra personer som är viktiga för vår verksamhet innefattar namn och kontaktuppgifter. Vi granskar våra databaser för att säkerställa att de hålls uppdaterade och inte innehåller föråldrad eller felaktig information.